چگونه برای برگزاری یک کنفرانس خوب، برنامه ریزی کنیم؟

1. اهدافتان را مشخص کنید.

 اگر قبل از هرکاری، حوزه همایش، زمان و مکان آن را بدانید و حتی سخنرانان را تعیین کنید در زمان و انرژی خود صرفه جویی خواهید کرد. اما از در دسترس بودن آن ها مطمئن شوید تا از مشکلات احتمالی جلوگیری کنید.

2. یک تیم تشکیل دهید.

به تنهایی نمی توانید نتیجه خوبی به دست آورید پس تیمی از افراد با مهارت های متفاوت ایجاد کنید. مهارتهایی مانند بودجه بندی، برنامه ریزی، تبلیغات، بازاریابی و غیره. در اختیار داشتن چنین افرادی ضروری است.

3. زمان بندی دقیقی داشته باشید.

باید 1 تا 2 سال قبل از برگزاری کنفرانس و همایش برای آن برنامه ریزی کنید. حتی اگر الان درگیر همایش دیگری هستید برای زمان همایش بعدی خود باید برنامه ریزی کنید.

4. هزینه های خود را برآورد کنید.

هزینه هایی مانند سفر سخنرانان، هدایای مخصوص شرکت کنندگان، خودکار و برگه های یادداشت را در نظر داشته باشید و برای موارد خاص اسپانسر پیدا کنید.

5. محل همایش یا کنفرانس را مشخص کنید.

سالن کنفرانس را مشخص کنید و به تمام وسایلی که در آنجا نیاز دارید توجه کنید. مانند دسترسی به اینترنت، سیستم های صوتی، صندلی برای سخنرانان، صندلی اضافه برای حضار، قهوه و سایر وسایل پذیرایی. در این مرحله باید بدانید چه تعداد شرکت کننده خواهید داشت تا بر اساس آن برای هزینه های سالن و پذیرایی برنامه ریزی کنید. سیستم های صوتی و تصویری مانند ویدیو پروجکشن ها را به دقت بررسی کنید و حتما فردی را برای رفع مشکلات احتمالی در نظر بگیرید.

حتما بخوانید: انتخاب مکان مناسب برگزاری کنفرانس و همایش ها​

6. همایش را به اطلاع عموم برسانید.

از تمام ابزارهایی که در دسترس دارید برای بازاریابی همایشتان استفاده کنید مانند ارسال پستی، ایمیل، شبکه های اجتماعی(لینکدین، فیس بوک و ...). توجه داشته باشید فقط زمانی که حضور سخنرانان قطعی است نام آنها را در پیام های تبلیغاتی خود بیاوردید.

حتما بخوانید: بازاریابی همایش: چگونه شرکت کنندگان بیشتری داشته باشیم؟​

7. راه هایی برای ثبت نام حضار تنظیم کنید.

شرکت هایی وجود دارند که خدمات ثبت نام آنلاین را ارائه می دهند. البته شما می توانید آن را خودتان هم انجام دهید. اطمینان حاصل کنید که مهلت مقرر ثبت نام، مناسب و منطقی است. همچنین باید یک سیستم برای پرداخت هزینه ثبت نام در نظر بگیرید. اگر تعداد افراد بیشتر یا کمتری ثبت نام کردند می توانید با مسئولین محل برگزاری همایش صحبت کنید تا از خالی بودن صندلی ها یا نبود ظرفیت کافی در امان باشید.

شما می توانید برای ثبت نام شرکت کنندگان همایش خود و همچنین تبلیغات برای آن، از خدمات سایت Infoticket.ir استفاده کنید.

حتما سری به سایت Infoticket.ir بزنید.

8. و در نهایت، درحین برگزاری کنفرانس نیز سری به اطراف بزنید!

برای اطمینان از اینکه همه چیز طبق روال قبلی پیش می رود، به سایر اعضا تیم کمیته کنفرانس سری بزنید تا از اتفاقاتی که ممکن است پیش آید مطلع شوید.

موفق باشید.