همانطور که در مقاله "چگونه برای برگزاری یک کنفرانس خوب، برنامه ریزی کنیم" بیان کردیم، یکی از جنبه های مهم و چالش برانگیز در فرایند برنامه ریزی، انتخاب محل برگزاری کنفرانس است. در اینجا با چند نکته برای انتخاب مکان مناسب رویدادهای بزرگ و همایش و کنفرانس ها آشنا می شویم که باید در طی فرایند برنامه ریزی به آنها توجه کنید.
1. در دسترس بودن محل برگزاری
مکان مناسب سالن کنفرانس، در حضور حداکثری شرکت کنندگان نقش بسیار مهمی دارد. قبل از تعیین محل برگزاری کنفرانس از دسترسی آسان به سرویس های حمل و نقل مطمئن شوید طوری که شرکت کنندگان به راحتی بتوانند از طریق هواپیما، قطار و خودرو به آنجا سفر کنند. اگر شرکت کنندگان شما از مدیران VIP یا سطح بالا تشکیل شده باشند و تعداد پروازها به محل برگزاری کنفرانس محدود باشد، ممکن است آنها را از دست بدهید. همچنین پارکینگ های زیادی را برای کسانی که با خودرو می آیند، درنظر داشته باشید. علاوه بر این، بهتر است رستوران ها یا جاذبه های دیگری در نزدیکی محل کنفرانس باشد تا قبل و بعد از رویداد فرصتی برای تعاملات ارتباطی شرکت کنندگان ایجاد کند.
2. محل اقامت
اگر همایش بیش از یک روز طول می کشد لازم است برای مهمانان خود محل اقامت فراهم کنید. محل اقامت باید فاصله مناسبی با مکان برگزاری کنفرانس داشته باشد. اگر مسافت این دو مکان به گونه ای نباشد که بتوان با پیاده روی آن را طی کرد باید به هزینه های تاکسی یا اتوبوس توجه داشته باشید.
3. سازگاری محل برگزاری با موضوع همایش
آیا محلی که در نظر دارید موضوع همایش شما را به وضوح منعکس می کند یا آن را مخدوش میکند؟ علاوه بر اینکه محل برگزاری کنفرانس باید تصویر درستی از همایش را منعکس کند، باید بهترین مکان برای مخاطبان مورد نظرتان باشد.
4. هزینه
از ابتدای کار باید به هزینه های مکان برگزاری همایش بپردازید اما اگر مکان مناسب رویداد خود را پیدا کردید از مذاکره کردن برای کاهش هزینه ها نترسید. از آنها بپرسید آیا راهی برای کاهش هزینه ها هست یا خیر.
5. تیم اجرایی
باید از مسئولان مکان برگزاری رویداد بپرسید که آیا تیم اجرایی مانند نیروهای امنیتی، نگهبان درهای ورودی و ...در اختیار شما قرار می دهند یا نه. همچنین مطمئن شوید که آیا این افراد شما را در فعالیت هایی مانند توزیع و جمع آوری فرم های نظرسنجی و ... یاری خواهند کرد.
6. امکانات
به دنبال مکانی باشید که تمام اجزای مورد نیاز برای رویداد را داشته باشد مانند تجهیزات سمعی و بصری، صحنه و سن، میکروفون و ... . همچنین توجه ویژه ای به محل قرارگیری اسپانسرها داشته باشید.
7. غذا و نوشیدنی
اکثر سالن ها امکانات غذا و نوشیدنی در محل را فراهم می کنند. اما باید این را در نظر بگیرید که می توانید خواسته ی شرکت کنندگان در حین همایش را برآورده کنید. از مسئولان محل برگزاری همایش بپرسید آیا می توانید خودتان غذا و نوشیدنی ارائه کنید و در صورت لزوم، مواردی که احتمال می دهید شرکت کنندگان بخواهند و توسط سالن تامین نمی شود را فراهم کنید.
اگر راهنمایی های دیگری برای کمک به انتخاب محل برگزاری دارید، می توانید آن را در قسمت نظرات با ما درمیان بگذارید.
.
نظرات
دیدگاهی بنویسید